Comment rédiger le PV de CSE : conseils et méthode

Le PV de CSE : une obligation légale et une preuve des engagements de la Direction

Le procès-verbal (PV) de la réunion de CSE (ou CTE ou CSSCT) permet à l’employeur d’attester avoir respecté ses obligations d’information-consultation de l’instance représentative du personnel (IRP), sur les trois blocs de consultations annuelles obligatoires :

  • les orientations stratégiques ;
  • la politique sociale,  les conditions de travail et emploi ;
  • la situation économique et financière.

Le PV de CSE vise à informer les salariés et les autorités compétentes (Direccte / Inspection du travail, tribunal judiciaire, prud’hommes) des discours et des mesures prises par la direction (privé) / l’administration (public) et les représentants du personnel (élus du CSE ou Comité technique ou Comité d’établissement).

Que doit contenir le PV de CSE ?

Le PV de CSE est un résumé des propos tenus lors de réunion :

  • par la Direction : DRH, responsable relations sociales, juriste en droit social, préventeur, invités de la Direction ;
    • par les représentants du personnel : élus du CSE (titulaires et suppléants), représentants syndicaux ;
    • médecin du travail, infirmière du travail, assistante sociale.

Le PV de la réunion doit reprendre l’intégralité des décisions prises par le comité social et économique (CSE) / CSSCT / CTE / CSEE / CSEC etc.

Il est interdit de faire figurer dans le PV de CSE diffusé aux salariés :

  • des propos diffamatoires : qui visent à porter atteinte à la réputation d’autrui (ce qui ne veut pas dire que les élus n’ont pas le droit de critiquer le comportement professionnel d’une personne) ;
  • des informations présentées comme confidentielles par l’employeur ;
  • des informations nominatives lorsqu’elles concernent l’état de santé de personnes (sauf à obtenir au préalable le consentement de la part de ces personnes) ou qui peuvent leur porter préjudice. Si tel est le cas, n’écrivez pas « Monsieur X a déclaré que », mais « Un manager a déclaré que »).
  • d’interprétations de ce qu’a dit quelqu’un.

En effet, le PV doit être fidèle aux propos tenus et ne pas être une critique ou une interprétation des paroles prononcées. Le PV est le « résumé » du film et non sa « critique ».

Peut-on faire deux versions différentes du PV  de CSE?

Oui,  et c’est même recommandé.  En effet, il est inutile d’envoyer un PV trop long aux salariés : ce sera décourageant, ils liront seulement les 2 premières pages puis abandonneront. La solution : envoyer un résumé flash à tous les salariés, par le biais de l’Intranet du CSE (vous pouvez utiliser une plateforme ASC comme Sweevana).

Les salariés qui souhaitent en savoir plus pourront alors cliquer sur le PV complet.

De plus, le secrétaire du CSE a le droit de diffuser aux autres élus et à la direction une version confidentielle (cercle de confidentialité des élus et représentants syndicaux CSE), interne au CSE, « non censurée », des propos tenus lors de la réunion.

Pour les archives du CSE et les éventuelles actions en justice ou auprès de l’inspection du travail, il est important en effet de disposer d’une version complète du PV, non expurgée, et de conserver les enregistrements audio des réunions.

Certains experts ont une position encore plus ouverte que la nôtre. Ces experts considèrent que rien n’autorise l’employeur ou le secrétaire du CSE à ne pas mettre dans le PV de CSE les informations présentées comme confidentielles. Il conviendra seulement de les ôter ou de les dissimuler lors de l’affichage du PV destiné à la communication. Dans ce cas, le PV original sera lui réservé aux élus et consigné aux archives du comité social et économique.

La rédaction du procès-verbal du CSE exige du secrétaire du CSE qu’il soit efficace et surtout transparent et honnête.

Le PV de CSE une fois adopté/approuvé : un document officiel et légal… et donc opposable en justice

Le contenu du PV de CSE est opposable en justice. Si la Direction a effectué une promesse en réunion, cet engagement doit figurer dans le PV. En cas de non-respect de cette promesse, le PV de CSE sera la preuve  que la Direction avait fait cette promesse.

L’adoption ou approbation du PV de CSE

Ni la Direction ni les représentants syndicaux ne peuvent voter lors de l’adoption du PV de CSE.

 Seuls les élus titulaires et les suppléants remplaçant un titulaire votent l’approbation du PV de CSE.

Ils ont quatre options de vote : vote favorable, vote défavorable, abstention, ou ne pas prendre part au vote (NPPV).

Un PV est approuvé quand une majorité absolue des personnes prenant part au vote a rendu un avis favorable. Idéalement, le vote du PV du CSE doit avoir été inscrit à l’ordre du jour de la réunion et en tant que premier point.

Si la Direction conteste un passage du PV de CSE, le détail de sa contestation doit impérativement figurer dans le compte rendu de la réunion.

En revanche, il est strictement interdit à l’employeur (DRH) d’obliger le secrétaire du CSE à rédiger, modifier, ajouter ou retrancher tout ou partie du PV de CSE.

En cas de différend entre le secrétaire et la direction sur le maintien ou non d’une phrase dans le PV de CSE, nous rappelons que le PV de CSE est uniquement de la responsabilité du secrétaire. C’est donc le secrétaire qui l’emporte sur la direction / l’administration en cas de différend. Néanmoins, pour être envoyé aux salariés et être officialisé, le PV doit avoir été approuvé par la majorité des élus prenant part au vote.

Que doit obligatoirement contenir le PV de CSE ?

Cette liste n’est pas exhaustive.

du PV (la liste n’est pas exhaustive) :

  • la date, l’heure de début et l’heure réelle de fin de la réunion et les possibles suspensions de séances ;
  • la liste des participants à la réunion, avec leur fonction (notamment pour les invités de la Direction, venus présenter un point de l’ordre du jour (ODJ)) et la liste des invités absents ;
  • les différents points inscrits à l’ordre du jour de la réunion ;
  • l’approbation du procès-verbal (PV de CSE) de la réunion précédente ;
  • la retranscription des échanges et débats de chaque point de l’ordre du jour ;
  • les propositions, suggestions ou demandes formulées par les différents membres du CSE ;
  • les informations communiquées par l’employeur ou ses réponses aux propositions faites lors des réunions précédentes ;
  • le résultat des votes organisés pendant la séance pour l’adoption des résolutions ;
  • les décisions adoptées par les membres du CSE ;
  • la date fixée pour la prochaine réunion.

Faut-il faire des PV nominatifs ou bien génériques (Les élus / La Direction) ?

Il est préférable que les échanges soient nominatifs, ou au moins distinguent l’étiquette syndicale des élus, à minima leur sexe (« un élu », « une élue »).

Il arrive à tout le monde de s’emporter et que ses propos aient dépassé sa pensée ! Aussi, afin de préserver la liberté de parole et la confiance réciproque, nous vous conseillons d’accepter les demandes d’atténuation ou de suppression, si ce qui est demandé à retirer du PV n’est pas essentiel, bien sûr.

Rappelez aux nouveaux élus qu’ils ont le droit de demander, avant ou après une intervention, que leurs propos soient « off », c’est‑à‑dire  « hors PV ».

De plus, nous conseillons aux secrétaires d’accepter les demandes d’élus et de la direction de retirer ou d’atténuer certains de leurs propos, à condition que « l’esprit du propos » soit conservé. En revanche, il est interdit d’ajouter une intervention qui n’a pas été prononcée ! Bien sûr, s’il s’agit seulement d’ajouter le numéro d’un décret ou le nom d’une personne, cela est toléré.

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Publié par Yabuko rédaction

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