La rédaction du PV de réunion de CSE : choisir une retranscription ou bien un résumé synthétique ?

La retranscription du PV de réunion à partir d’enregistrements audio (avec un dictaphone / enregistreur)

Le PV de la réunion contient une retranscription plus ou moins détaillée (le secrétaire de l’instance décide du degré de détail, en fonction notamment des souhaits ou de l’aide des autres élus) des discussions, débats et décisions qui ont eu lieu pendant la réunion, sur les différents points de l’ordre du jour de la réunion : CSE, CSSCT (CHSCT), etc.

Le compte rendu de la réunion peut être rédigé à partir d’un enregistrement audio de la réunion, qui est ensuite retranscrit, ou bien de manière exhaustive (compte rendu intégral = PV in extenso, avec le verbatim de tout ce qui s’est dit), ou bien de manière synthétique (PV résumé).

Vous pouvez en effet souhaiter la retranscription intégrale des échanges, ou au contraire un résumé qui contiendra toutes les informations essentielles et sera plus facile et plus court à lire.

La retranscription automatique de la parole avec des logiciels : quelle efficacité ?

L’Online Speech Recognition (OSR) en est encore à ses balbutiements. Il existe des logiciels tels que Authôt, mais ils sont encore assez rudimentaires. Vous n’aurez une retranscription fidèle que si vous avez un son régie, c’est‑à‑dire d’extrême bonne qualité. Ces logiciels s’appellent Happy Scribe, Dragon Professional Individual ou encore Authôt, mais ils ne sont pas encore extrêmement perfectionnés.

Pour le moment, les nouvelles technologies (y compris de Google Speech) de Speech to Text (passage du discours au texte) ne sont pas encore suffisamment au point afin de rédiger un compte rendu détaillé et circonstancié de la réunion.

Faire appel à un rédacteur de comptes rendus comme un scribe Yabuko

La solution la plus complète et la plus fiable reste un rédacteur spécialisé dans la dactylographie rapide. En tant que secrétaire du CSE, qui avez la responsabilité de la rédaction du procès-verbal, disposer d’emblée d’un procès-verbal complet, écrit par un rédacteur professionnel, sera bien plus confortable qu’avec un outil automatique de retranscription relu par un relecteur.

L’idéal reste la présence d’un rédacteur ou d’une rédactrice en direct à votre réunion, ou bien en présentiel lorsque cela est possible avec le Covid, ou bien en audio ou visioconférence. Les logiciels de visio (TEAMS, Skype, Google Meet, Cisco) permettent d’afficher la liste des participants et surtout affichent le nom de la personne qui parle. Il est ainsi plus facile pour le rédacteur spécialisé ou « scribe » ou encore « sténo » (même s’il a davantage une formation généraliste universitaire ou de type Sciences-Po qu’une formation de sténotypie ou dactylographie) d’identifier le nom des intervenants.

En outre, même s’il est impossible de rédiger en direct la totalité de ce qui se dit oralement, sauf avec des méthodes de sténotypie (mais alors il s’agit d’un décodage par syllabes, qui est traduit par un ordinateur en TAO, ce qui nécessite ensuite une lecture humaine attentive afin de corriger toutes les erreurs et approximations), alors il est toujours bien plus simple de rédiger ensuite la retranscription à partir de la trame rédigée en direct.

Quel tarif ?

Les prix commencent à environ 100 € par heure pour un PV très synthétique, jusqu’à environ 300 € par heure pour une retranscription intégrale, parfois moins.

Ces frais sont financés par le budget de fonctionnement de votre instance (CSE, etc.).

Besoin d’être contacté pour un devis de PV de réunion ? Contactez-nous à contact@yabuko.fr et laissez-nous vos coordonnées, ou utilisez le formulaire.

Dans notre coopérative, tous les rédacteurs salariés sont associés aux résultats. Nous rédigeons la transcription/retranscription de la réunion, ou le PV synthétique (selon votre choix) ou la note de synthèse, à partir d’un enregistrement audio. Nous enregistrons la réunion nous-mêmes, si nous y participons en direct, ou bien nous rédigeons le PV de la réunion (de CSE, CSSCT ou d’autres instances) à partir de vos enregistrements.

Afin que cette tâche de rédaction du PV, surtout pour les retranscriptions exhaustives, ne soit pas trop une corvée, nous nous appuyons sur des outils lecteurs audio comme Express Scribe, qui ont des fonctions afin d’avancer ou de reculer de quelques secondes l’enregistrement, et mettre sur pause. Ils contiennent également des réglages afin d’accélérer ou ralentir la vitesse de lecture.

Choisir une transcription ou bien un PV plus résumé (compte rendu synthétique) ?

La retranscription brute des échanges (discours direct), in extenso, d’une réunion de 3 heures, aboutit à un texte d’environ 35 à 40 pages… Un tel document est donc peu exploitable et assez décourageant à lire. Néanmoins, pour certaines instances, telles que des réunions très officielles comme certaines Assemblées générales (AG), une retranscription intégrale peut être une sécurité pour l’organisateur de ne souffrir aucune contestation du PV.

Ceci peut également être vrai avec l’extrême inverse, le relevé de décisions ou la note de synthèse. Ce document contient uniquement les décisions prises, comme son nom l’indique, avec éventuellement également les autres débats strictement essentiels. Dans ce cas, difficile également pour quelqu’un de contester l’objectivité du PV. En revanche, tout document aussi résumé peut être critiqué sur le fait qu’il passerait sous silence des arguments utilisés.

Par conséquent, un bon compromis serait un document intermédiaire entre la note de synthèse et le compte rendu intégral, entre le relevé de décisions (PV ultra synthétique) et la retranscription intégrale (verbatim, in extenso).

Ces deux documents intermédiaires sont le PV synthétique et le PV détaillé. Contactez-nous à contact@yabuko.fr afin d’en savoir plus, échanger et obtenir un devis.

Enregistrer la réunion de CSE est un droit… qu’il convient d’utiliser, sauf pour les sujets hautement confidentiels

Dans tous les cas, enregistrer les réunions de CSE (avec un dictaphone / enregistreur de qualité, comme le Tascam DR-05 ou le Zoom H2N) est précieux, et même indispensable pour les comptes rendus détaillés. En effet, même un rédacteur qui rédige extrêmement vite sur son clavier, qui aurait une mémoire d’éléphant, une extrême concentration et un cerveau qui traite très rapidement les informations, se fatigue après quelques minutes. L’enregistreur joue ainsi le rôle d’équipier du rédacteur, de « porte-bidon » du rédacteur fatigué. Il arrive également que certaines personnes parlent très vite, ou ne soient pas immédiatement compréhensibles, notamment à cause d’un sujet très pointu. Comme un livre ardu, il convient alors de relire ou réécouter le passage.

Dans tous les cas, pensez bien à comparer les différentes offres des sociétés de rédaction ! Chez Yabuko, par exemple, nous sommes une coopérative, les frais de rédaction servent uniquement à rémunérer les rédacteurs, vous échangez directement avec le rédacteur et, ce qui n’est pas négligeable, vous n’êtes pas facturé l’heure entamée, mais seulement le ¼ d’heure.

N’hésitez pas à lire nos articles sur www.yabuko.fr et à nous écrire à contact@yabuko.fr.

A bientôt,

L’équipe Yabuko

Publié par Yabuko rédaction

Nous sommes experts en rédaction de PV et comptes rendus de réunions, avec des tarifs compétitifs et des rédacteurs expérimentés à l'écoute des besoins des clients. Nous rédigeons vos procès-verbaux de réunion : CSE, CSEC, CSSCT, CT, CA, AG, GT, réunions de négociation, entretiens, débats, conférences, colloques et séminaires.

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