Rédiger le PV de CSE : contenu et mode d’emploi

Rédiger et approuver un PV est obligatoire pour chaque réunion de CSE ou d’autres instances officielles : Conseil d’administration, Assemblée Générale, Comité Technique, Comité d’Etablissement, etc. Le procès-verbal est une transcription ou retranscription écrite des propos tenus et des décisions prises oralement (conserver un enregistrement audio s’avère nécessaire, avec un dictaphone de type Tascam DR-05 ou un enregistreur zoom). Le PV est le compte-rendu officiel de la réunion. Avant d’être approuvé à la majorité des voix (le Président / la Direction ne vote pas, seuls les élus du personnel votent, car le CSE ou le Comité technique sont une instance représentative du personnel), le PV s’appelle projet de PV.

Yabuko rédige tous types de PV et comptes rendus de réunion, tant les réunions donnant lieu à un compte rendu officiel (réunions du CSE, PSE (plan de sauvegarde de l’emploi), CT et CTE, etc.) que pour des réunions où le PV n’a pas de valeur légale (CSSCT/ex-CHSCT, réunions de NAO (négociations annuelles obligatoires), GT (groupes de travail).

Contactez-nous à contact@yabuko.fr afin d’obtenir un devis immédiat et échanger de vive voix. Etant une coopérative (fonctionnement le plus transversal et horizontal possible), composée quasi exclusivement de rédacteurs, nous sommes en mesure de vous proposer une prestation complète et compétitive, tant sur la qualité, la réactivité que sur le coût. Vous pouvez à titre indicatif consulter nos prix pour les synthèses de réunion à la page Tarifs.

Vous pouvez faire appel à une agence ou organisme de PV de réunion comme Yabuko (contact@yabuko.fr). Nous rédigeons tous types de PV de comptes rendus de réunion. Nous intervenons comme un prestataire, sans intermédiaire (à la différence d’une agence), nos rédacteurs recevant près de 80 % de la somme versée. Les frais de rédaction des procès-verbaux de réunion sont pris en charge par le CSE ou le CTE sur son budget de fonctionnement (0,2 % de la masse salariale) ou par l’employeur lorsque la Direction a sollicité l’externalisation du PV. Il est également possible de partager les frais. Pour les réunions extraordinaires (PSE, Covid-19 crise sanitaire, cessation de paiement / sauvegarde), le financement du PV de la réunion est à la charge de la Direction.

machine à écrire, unsplash.com

Qui rédige le PV de la réunion de CSE ?

Pour le CSE, la rédaction du procès-verbal est de la seule responsabilité du secrétaire du CSE ou – en cas d’absence de ce dernier – du secrétaire adjoint ou d’un secrétaire de séance. Ce dernier est nécessairement choisi parmi les élus du personnel. Cela peut être un suppléant si aucun titulaire ne souhaite assurer le secrétariat de séance.

Il est fondamental que le compte rendu de la réunion soit représentatif et fidèle aux propos tenus, car le PV a une valeur juridique. Chaque procès-verbal doit faire l’objet d’un vote lors d’une réunion – idéalement la réunion suivante – de l’instance représentative du personnel. Le PV étant un document officiel, archive des échanges et décisions prises, il est essentiel de ne rien oublier d’important. Nous vous présentons ici la méthode ou mode d’emploi pour rédiger le PV du CSE !

Sommaire :

  • Qui doit rédiger le PV de CSE ?
  • Que doit contenir le PV ?
  • Peut-on rédiger plusieurs versions du PV ?
  • Faire appel à un prestataire pour la rédaction des PV
  • Approuver le PV
  • Délai d’envoi du PV

Le procès-verbal (PV) de réunion atteste que l’employeur, la direction de l’entreprise, a respecté ses obligations d’information-consultation du CSE, notamment les trois blocs de consultations annuelles obligatoires :

– orientations stratégiques ;

– politique sociale, conditions de travail et emploi ;

– situation économique et financière.

Qui doit rédiger le PV de CSE ?

Conformément à l’article L 2315-34 du Code du travail, « les délibérations du Comité social et économique (CSE) sont consignées dans un procès-verbal établi par le secrétaire du Comité ».

Les autres élus et les représentants syndicaux peuvent émettre des remarques et demandes de modification sur leurs propos. Néanmoins, le secrétaire n’est pas tenu d’intégrer tout ou partie de ces demandes de correction. Si nécessaire, le secrétaire (ou un autre élu à qui il a confié cette tâche) peut réécouter les « bandes » (l’enregistrement audio de la réunion) afin de vérifier un passage.

Quels sont les meilleurs outils de retranscription automatique de la parole ? Logiciels ou applications de reconnaissance vocale pour une retranscription intégrale des échanges ?

Sachez qu’il existe plusieurs logiciels de reconnaissance de la parole. Ces outils comme Youtube et Amazon et Google sont de plus en plus perfectionnés. Il s’agit selon l’acronyme anglais d’OSR (Online Speech Recognition) : reconnaissance en ligne du discours. Il existe de nombreux outils existants, qui fonctionnent avec le « deep learning » et le « machine learning ». La machine à decoder les différentes voix s’ameliore au fur et à mesure des documents (enregistrements audio, scripts et transcripts / transcriptions audio) confiés. Nous sommes bien loin des scribes de l’Egypte antique.

Même avec les outils Youtube et Google Voice et Google Speech-to-Text (speech recognition), de plus en plus sophistiqués et efficaces, en anglais bien sûr, mais également en français, un travail humain de post-édition s’avère nécessaire, par un rédacteur professionnel. Les algorithmes et les machines n’ont pas totalement remplacé l’homme.

En attendant les progrès de la NMT (Neural Machine Translation) de traduction automatique et de l’OSR, il existe plusieurs prestataires linguistiques et agences ou prestataires de PV CSE et PV de réunion, dont la coopérative Yabuko scribes associés. Contactez-nous à contact@yabuko.fr !

Sauf si le secrétaire de l’instance a opté pour une retranscription intégrale (mot à mot / transcription exhaustive / verbatim / in extenso) des propos, le PV contient une sélection des informations principales, une synthèse plus ou moins détaillée. Il n’existe pas de longueur minimale ni maximale d’un PV de réunion. L’essentiel, sans doute, est de trouver un bon compromis, qui convienne aux participants… et aux salariés. Une bonne pratique consiste à nous confier la rédaction de deux documents : un compte rendu long pour les élus et les archives de l’instance, et un compte rendu bien plus court, très synthétique, avec les informations principales pour les salariés, et qui permet aux représentants du personnel (et à la Direction) plusieurs mois après la réunion de se remémorer / de retrouver facilement une information.

Demandez-nous nos tarifs pour un verbatim des échanges de votre instance représentative du personnel (IRP) : CSE (comité d’entreprise / comité social et économique), CHSCT / CSSCT, CT (comité technique), CA (conseil d’administration), comité d’établissement, groupe de travail, NAO (négociations annuelles obligatoires), assemblée générale (AG). Demandez-nous à contact@yabuko.fr un devis ou des précisions sur les tarifs et les spécificités du compte rendu intégral / exhaustif (transcription exhaustive, mot à mot ou bien légèrement retravaillée pour l’écrit), mais aussi les formats plus courts : compte rendu quasi complet ou reformulé, synthèse longue, synthèse plus courte, jusqu’aux formats très concis : résumés, note de synthèse, relevé de décisions.

Nous rédigeons tous types de documents et de comptes rendus / procès-verbaux (PV) de réunion : transcription / retranscription, compte rendu exhaustif in extenso avec ou sans reformulation (passage de l’oral à l’écrit), compte rendu long (avec toute les informations, mais en gommant les redites / propos redondants non strictement essentiels), jusqu’aux formats plus courts.

Tous nos rédacteurs sont diplômés de niveau Bac+5, certains sont allés au-delà, et ont tous de l’expérience. Souvent, nos rédacteurs ont appris le métier dans des agences spécialisées, avant de décider de se réunir en collectif de rédacteurs, sous forme coopérative, afin de faire face aux pics d’activité et se répartir le travail de manière efficace.

Que doit contenir le PV ?

Le PV est un résumé des propos tenus lors de réunion :

  • par la Direction : DRH, responsable relations sociales, juriste en droit social, préventeur, invités de la Direction ;
    • par les représentants du personnel : élus du CSE (titulaires et suppléants), représentants syndicaux ;
    • médecin du travail, infirmière du travail, assistante sociale.

Le PV de la réunion doit reprendre l’intégralité des décisions prises par le comité social et économique (CSE) / CSSCT / CTE / CSEE / CSEC etc.

unsplash.com

Le PV diffusé aux salariés ne doit pas contenir :

  • de propos diffamatoires : paroles qui cherchent à porter atteinte à la réputation ou à l’honneur de quelqu’un ;
  • d’informations présentées comme confidentielles par l’employeur.
  • d’interprétations ou d’extrapolations.

En effet, le PV doit être fidèle aux propos tenus et non être une critique ou une interprétation des propos. Le PV est le « résumé » du film et non la « critique » du film.

Peut-on faire deux versions différentes du PV ?

Oui,  et c’est même recommandé.

Le secrétaire du CSE a le droit de diffuser à la Direction et aux autres élus une version confidentielle, « non censurée », des propos tenus lors de la réunion, avec des informations nominatives. Cette version « non censurée » ne doit pas être remise aux salariés.

La version « publique » du PV, mise à la disposition de tous les salariés par voie électronique (sur le site Intranet du CSE, par mail ou par voie d’affichage physique), ne doit pas citer de noms lorsque les informations peuvent porter préjudice à ces personnes. Citez alors seulement la fonction de la personne (« Un manager a déclaré par erreur (…) il n’aurait pas dû ») et non pas son nom ni son département, afin qu’elle ne puisse être identifiée dans le PV diffusé à tous les salariés.

Pour les archives du CSE, il est important en revanche de disposer d’une version « non censurée » du PV. Cette version détaillée du compte rendu, avec des détails nominatifs, est d’autant plus importante si vous n’enregistrez pas les réunions. En effet, en l’absence de trace sonore des échanges, la seule preuve des conversations sera le procès-verbal. Or en cas de débat plusieurs mois plus tard entre élus et Direction, vous pourrez vous référer au PV. De plus, en cas de recours ou de contentieux auprès du tribunal, de la Direccte, des prud’hommes ou d’une autre juridiction, le PV sera un élément qui fait foi. Le contenu du PV est opposable en justice, par exemple si la Direction a effectué une promesse et que celui-ci figure dans le PV, alors cet engagement a « force de loi ».

Les conseils Yabuko

Il arrive à tout le monde de s’emporter et que ses propos aient dépassé sa pensée ! Aussi, afin de préserver la liberté de parole et la confiance réciproque, nous vous conseillons d’accepter les demandes d’atténuation ou de suppression, si ce qui est demandé à retirer du PV n’est pas essentiel, bien sûr.

Autre conseil : rappelez en début de mandature aux élus qu’ils peuvent demander avant ou après une intervention que leurs propos soient « hors PV », c’est‑à‑dire « en off » (« off the record ».

Il est préférable que les échanges soient nominatifs, ou au moins distinguent l’étiquette syndicale des élus, à minima leur sexe (« un élu », « une élue »).

Faire appel à un prestataire pour la rédaction des PV

Conformément à l’article D. 2325-3-2 du Code du travail, « L’employeur ou la délégation du personnel au comité d’entreprise peuvent décider du recours à l’enregistrement ou à la sténographie des séances du comité d’entreprise prévu à l’article L. 2325-20.

Nul ne peut interdire la Direction ou le CSE de faire appel à une personne extérieure au CSE ou à l’Entreprise afin de rédiger le PV de la réunion, sur place ou d’après enregistrement.

 « Lorsque cette décision émane du comité d’entreprise, l’employeur ne peut s’y opposer sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel au sens de l’article L. 2325-5 et qu’il présente comme telles.

« Lorsqu’il est fait appel à une personne extérieure pour sténographier les séances du comité, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du comité d’entreprise. »

« Sauf si un accord entre l’employeur et les membres élus du comité d’entreprise en dispose autrement, les frais liés à l’enregistrement et à la sténographie sont pris en charge par l’employeur lorsque la décision de recourir à ces moyens émane de ce dernier. »

Un contrat signé entre le CSE et un prestataire n’est pas valide tant que le projet de contrat n’a pas été évoqué en réunion avec les élus et la Direction, avec un vote par les élus et dont le résultat figure dans le PV de la réunion. Nous vous recommandons d’inscrire le recours à un prestataire de sténographie / rédaction du PV de la réunion au sein d’un point dédié de l’ordre  du jour.

Le vote du PV

Seuls les élus titulaires et les suppléants remplaçant un titulaire votent l’approbation du PV : vote favorable, vote défavorable, abstention, ou refus de prendre part au vote. Un PV est approuvé quand une majorité absolue des personnes prenant part au vote a rendu un avis favorable. Idéalement, le vote du procès-verbal du CSE doit avoir été inscrit à l’ordre du jour de la réunion et en tant que premier point.

Ni la Direction ni les représentants syndicaux ne peuvent voter.  Si la Direction conteste un passage du PV, le détail de sa contestation doit impérativement figurer dans le compte rendu de la réunion.

En revanche, il est strictement interdit à l’employeur (DRH) d’obliger le secrétaire du CSE à rédiger, modifier, ajouter ou retrancher tout ou partie du PV.

Quel est le délai pour la rédaction et l’envoi du PV ?

Conformément à l’article D. 2325-3-1du Code du travail, le secrétaire du CSE doit envoyer le PV du CSE à la Direction et aux autres élus et représentants syndicaux sous 15 jours.  Ce délai peut être modifié par accord d’entreprise et être rappelé dans le règlement intérieur du CSE.

Certains PV doivent être obligatoirement transmis à l’inspection du travail (Direccte) :

  • projet de licenciement d’un salarié protégé (élu du personnel, ancien élu, salarié qui s’est présenté aux élections professionnelles, même s’il n’a pas été élu) ;
  • projet de licenciement économique collectif ;
  • informations du bilan social pour les entreprises de plus de 300 salariés ; consultation annuelle sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi conditions de travail et l’emploi.

Sources pour rédiger cet article :

Juritravail : www.jutritravail.com  

Legisocial : www.legisocial.fr

Tissot : www.editions-tissot.fr

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