Compte rendu de CSE & procès-verbal de CSE :
tout savoir en 5 questions et 4 minutes
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#compterendu #PV #CSE
Article publié le 15 février 2023
Le procès-verbal ou compte rendu de réunion de CSE sont des documents ô combien utiles et utilisés très couramment pour animer et tracer le dialogue social dans les entreprises.
Mais savez-vous qu’il existe des différences de taille entre ces deux types de document ? Connaissez-vous les éléments à intégrer obligatoirement dans vos écrits ? A qui incombe la rédaction du PV ou du compte-rendu ? Quand doit-il être rédigé ? Quel formalisme adopter pour le document ?
En 4 minutes, vous aurez toutes les réponses à ces questions et saurez ainsi tout ce qu’il y a à savoir sur le compte rendu / PV de réunion de CSE.
Sommaire
1. Compte rendu de CSE ou procès-verbal de CSE ?
2. Quels éléments faire figurer dans le compte rendu de CSE ou procès-verbal de CSE ?
3. Qui rédige le compte rendu ou procès-verbal du CSE ?
4. Quel est le délai de rédaction et d’approbation du procès-verbal ou compte rendu de CSE ?
5. Quelle forme de document pour le procès-verbal ou compte rendu de CSE ?
1. Compte rendu de CSE ou procès-verbal de CSE ?
Presque similaires, parfois confondus, le compte rendu et le procès-verbal de réunion de CSE sont deux documents importants pour la traçabilité des échanges en réunion du CSE. En effet, tous deux permettent de restituer la teneur des informations d’une réunion, de tracer ainsi les différents sujets traités ainsi que de mettre en avant les positions des uns et des autres sur les sujets abordés. Tant sur la forme du document que sur le fond des informations contenues, compte rendu et procès-verbal sont donc proches.
Toutefois, il existe une différence notable entre les deux documents. Alors que le compte-rendu est un document utile, mais pas obligatoire, le procès-verbal de CSE relève d’une obligation légale, comme le précise l’article L2315-34 du Code du travail. Le procès-verbal aura ainsi, in fine, une valeur juridique. Eh oui, face à un tribunal , le procès-verbal de CSE tiendra lieu de document officiel. Ce dernier ayant été validé par les deux parties, il ne pourra être contesté en cas de recours devant la justice.
À retenir : le compte rendu de CSE est un document facultatif, alors que le procès-verbal est un document obligatoire et officiel : il ne faut donc pas négliger son contenu et sa rédaction.
2. Quels éléments faire figurer dans le compte rendu de CSE ou procès-verbal de CSE ?
Nous venons de le voir, le procès-verbal de CSE est un document important puisqu’il est opposable en justice. Si le compte rendu du CSE n’a pas la même valeur juridique, il n’en demeure pas moins un outil utile, notamment à des fins de communication auprès des salariés de l’entreprise. Dès lors se pose la question des éléments devant figurer dans le procès-verbal ou le compte rendu du CSE.
Tout d’abord, le compte rendu du CSE doit retranscrire, de manière plus ou moins synthétisée, les échanges et débats tenus durant la réunion du CSE. Les propositions formulées par les différentes parties (Direction, représentants du personnel, intervenants ou invités) doivent apparaître, de même que les informations communiquées par l’employeur et les réponses aux demandes ou propositions faites lors des réunions précédentes.
Il convient également d’intégrer des éléments plus formels :
- La date, heure de début et de fin de séance et les suspensions survenues,
- Les noms des participants, leurs fonctions ainsi que les noms des absents,
- L’ordre du jour de la séance,
- La validation/approbation du PV précédent,
- Le résultat des votes organisés pendant la séance pour l’adoption des différentes résolutions,
- Les décisions adoptées par les membres du comité pendant le CSE,
- La date fixée pour la prochaine réunion.
Si votre compte rendu de CSE ou votre procès-verbal contient tous ces éléments, bravo ! Vous avez un document de qualité entre les mains et son approbation n’en sera que plus facile lors de la prochaine réunion. Toutefois, face à la difficulté de rédiger un compte rendu ou un procès-verbal répondant à ces attentes, il est courant de déléguer la rédaction à une agence spécialisée. Retrouvez ici nos conseils pour vous aider à choisir le bon prestataire.
À retenir : le compte rendu/PV de CSE doit retranscrire les débats de manière plus ou moins synthétisée, en mettant en avant les positions, les demandes et réponses des uns et des autres. Il peut/doit également inclure des éléments plus formels : heure de début et de fin de la réunion, ordre du jour, résultat des votes, etc.
3. Qui rédige le compte rendu ou procès-verbal du CSE ?
Nous venons de vendre la mèche juste au-dessus : le compte rendu ou procès-verbal du CSE est très souvent rédigé par une agence spécialisée en rédaction des débats. Officiellement, le Code du travail, dans l’article L2315-34 que nous avons déjà évoqué, prévoit que le procès-verbal ou compte rendu du CSE soit établi par le Secrétaire de l’instance. Cependant, face au manque de compétences rédactionnelles, compte tenu de la difficulté de la tâche et de son caractère chronophage, face également au risque d’impartialité dont pourrait s’émouvoir la Direction en cas de rédaction par le Secrétaire, il est très souvent utile, si ce n’est nécessaire, de faire appel à une agence spécialisée en rédaction des débats.
L’article D2315-17 du Code du travail prévoit d’ailleurs clairement cette possibilité et en précise les modalités :
« L’employeur ou la délégation du personnel du comité social et économique peuvent décider du recours à l’enregistrement ou à la sténographie des séances du comité social et économique prévu à l’article L.2315-34.
Lorsque cette décision émane du comité social et économique, l’employeur ne peut s’y opposer sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel au sens de l’article L.2315-3 et qu’il présente comme telles.
Lorsqu’il est fait appel à une personne extérieure pour sténographier les séances du comité, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du comité social et économique.
Sauf si un accord entre l’employeur et les membres élus du comité social et économique en dispose autrement, les frais liés à l’enregistrement et à la sténographie sont pris en charge par l’employeur lorsque la décision de recourir à ces moyens émane de ce dernier. »
Si la décision de recourir à une agence de rédaction pour la rédaction du procès-verbal ou compte rendu du CSE émane des représentants du personnel, il est toujours possible que la prestation de rédaction soit financée par l’employeur, dès lors que cela a été négocié et acté entre les représentants du personnel et l’employeur.
À retenir : le Code du travail prévoit à la fois que le Secrétaire de l’instance soit responsable de l’établissement du procès-verbal et que la rédaction du procès-verbal soit déléguée à une agence spécialisée de rédaction des débats. Si la décision de recours à une agence émane de l’employeur, il prend en charge le coût de la prestation. Si elle émane des représentants du personnel, l’employeur peut accepter de financer la prestation. S’il refuse, la prestation est alors financée par le budget de fonctionnement du CSE.
4. Quel est le délai de rédaction et d’approbation du procès-verbal ou compte rendu de CSE ?
Dans quel délai le procès-verbal ou le compte rendu du CSE est-il rédigé et approuvé ?
Eh bien, tout dépend. S’agit d’un procès-verbal ou d’un compte rendu du CSE ?
Le Code du travail ne prévoit aucune obligation pour le compte rendu du CSE, qui est, pour rappel, un document facultatif sans valeur juridique. Il n’existe donc pas de délai de rédaction, de même qu’il n’existe aucune obligation d’approbation ou de diffusion. Les représentants du personnel peuvent donc décider de diffuser un compte rendu du CSE sans que l’employeur n’ait son mot à dire (ou son mot – plus précisément sa signature – à écrire en bas du document).
En revanche, le Code du travail, dans son article D2315-26, prévoit les délais de rédaction et d’approbation du procès-verbal du CSE. Ainsi, il est prévu que le procès-verbal soit rédigé dans les 15 jours suivant la réunion plénière. Toutefois, si une réunion extraordinaire devait être organisée dans ce délai de 15 jours, alors le procès-verbal devrait être établi avant cette nouvelle réunion.
Le Code du travail prévoit deux cas de figure pour lesquels le délai peut être raccourci :
- Lors d’une restructuration ou d’un licenciement collectif, le délai de rédaction du procès-verbal se voit raccourci à 3 jours ;
- Lors d’un redressement judiciaire ou d’une liquidation judiciaire de l’entreprise, le délai est raccourci à 1 jour.
Dès lors que le procès-verbal est rédigé, le Secrétaire doit le transmettre à l’employeur ainsi qu’à tous les membres du CSE en vue de sa relecture pour validation. La validation du procès-verbal sera le premier point porté à l’ordre du jour de la réunion plénière suivante. Le procès-verbal est soumis à la validation de tous les membres titulaires (ou de leurs suppléants) et de l’employeur, selon des modalités prévues par l’accord régissant le fonctionnement du CSE.
Comment le procès-verbal est-il diffusé ?
Nous venons de le voir, l’approbation du procès-verbal est le premier point à l’ordre du jour de la réunion plénière suivante. Ainsi, cette modalité d’approbation décale nécessairement la diffusion du procès-verbal à un moment ultérieur à la tenue de la réunion suivante. Prenons un exemple : le CSE se réunit le 15 janvier. Le procès-verbal doit être rédigé avant le 30 janvier. Le CSE se réunit de nouveau le 20 février, réunion lors de laquelle l’approbation du procès-verbal du 15 janvier sera le premier point porté à l’ordre du jour. Une fois approuvé, le procès-verbal de la réunion du 15 janvier peut donc être diffusé à partir du 20 février.
Une fois approuvé par l’ensemble des membres du CSE, le procès-verbal doit être signé par le Secrétaire du CSE (qui reste responsable de l’établissement du document, même s’il ne l’a pas rédigé seul ou si la rédaction a été externalisée). Il est également signé par le représentant de l’employeur. Le procès-verbal doit ensuite être diffusé aux salariés par affichage dans les locaux de l’entreprise. D’ailleurs, l’employeur ne peut pas refuser sa diffusion sous peine de délit d’entrave. Il est également habituel que le procès-verbal soit accessible sur l’intranet de l’entreprise.
Enfin, dans des cas bien spécifiques, les procès-verbaux de réunion doivent obligatoirement être transmis à l’inspecteur du travail (au sein des DREETS, ex-DIRECCTE). Il s’agit :
- des procès-verbaux des réunions concernant un projet de licenciement pour motif économique d’un salarié protégé ou de plus de 10 salariés ;
- des procès-verbaux des réunions concernant l’examen du bilan social dans les entreprises de plus de 300 salariés ;
- de la consultation annuelle du CSE sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.
À retenir : le Code du travail prévoit que le procès-verbal soit rédigé dans un délai de 15 jours après la tenue de la réunion du CSE. Le procès-verbal est alors approuvé lors de la réunion plénière suivante et peut alors être diffusé aux salariés, par affichage dans les locaux de l’entreprise. Il est également souvent courant que le procès-verbal soit publié sur l’intranet de l’entreprise.
5. Quelle forme de document pour le procès-verbal ou compte rendu de CSE ?
Eh bien, une nouvelle fois, tout dépend. De quoi ? Comme à chaque fois, de la nature du document. S’il s’agit d’un compte rendu de CSE, vous l’avez compris, tout est libre, tant sur le fond que sur la forme du document puisque seul le procès-verbal est normé par les dispositions du Code du travail. Pour le procès-verbal du CSE, il faut donc veiller à respecter le fond attendu en intégrant les éléments obligatoires que nous avons listés dans notre deuxième question du présent article.
S’il n’existe pas à proprement parler d’obligation de forme, il serait dommage de gommer la pertinence du fond et de nuire à sa compréhension par une forme de document trop peu cadrée. Comme l’écrivait Victor Hugo, « La forme, c’est le fond qui remonte à la surface ». C’est pourquoi nous mettons gratuitement à votre disposition des modèles de procès-verbaux et de comptes rendus. N’hésitez pas à consulter nos conseils de professionnels pour bien rédiger vos procès-verbaux et comptes rendus.
Une fois votre modèle de procès-verbal ou de compte rendu de CSE sélectionné, il vous reste encore à choisir le niveau de retraitement/synthèse souhaité pour retranscrire les débats. Il est possible de rédiger des comptes rendus très exhaustifs (de l’ordre de 15 pages par heure de réunion) comme très synthétiques (2 pages par heure de réunion) et toutes les options entre ces deux extrêmes sont possibles.
Chaque instance, selon son fonctionnement et ses habitudes, aura des besoins différents en matière de niveau de retraitement/synthèse. Nous nous ferons un plaisir de vous conseiller pour trouver le niveau de retraitement qui répond à vos attentes tout en optimisant votre budget et en vous permettant de vous concentrer sur vos missions à plus forte valeur ajoutée.
À retenir : il n’existe pas à proprement parler d’obligation de forme pour le compte-rendu ou procès-verbal de CSE. Cependant, veillez à utiliser un modèle de document qui facilite et encourage la lecture et la mise en avant des informations. Enfin, choisissez minutieusement le niveau de synthèse souhaité dans la rédaction du document : le nombre de pages pourra varier du simple à l’octuple, alourdissant alors la relecture et réduisant le caractère opérationnel du procès-verbal.
