Rédaction du PV de la réunion de CSE, CTE ou CSSCT par une entreprise extérieure (« scribe », « sténo », rédacteur) : conseils avant d’externaliser à un prestataire

Article rédigé le 6 janvier 2021.

Il peut être tentant pour les élus du personnel de se décharger de la tâche (ou corvée, c’est selon) de rédiger le compte rendu détaillé de la réunion. Pourtant, cette tâche est indispensable comme document d’archive et afin de laisser une trace des questions et demandes des représentants du personnel, et des réponses, promesses et engagements de l’employeur (représentants de la Direction). Il est absolument déconseillé et interdit de laisser la tâche de la rédaction du procès-verbal d’une réunion d’instance représentative du personnel (IRP, comme le CSE ou la CSSCT) à un ou une assistante de Direction, ou au-à la RRH ou DRH ou chargé-e de relations sociales.

En revanche, le secrétaire du CSE a le droit – et c’est ce que Yabuko, formé d’anciens représentants du personnel ou simples rédacteurs expérimentés vous conseille –

Le procès-verbal (PV) de la réunion est un document officiel et formel dans lequel est retranscrit de manière fidèle le travail des membres du CSE, pour les réunions d’entreprises, ou d’autres instances représentatives du personnel : comité d’établissement, comité technique, conseil d’administration, CSSCT / CHSCT, Négociations Annuelles Obligatoires (NAO), assemblée générale, conseil municipal, etc.

Le procès-verbal est un support d’information et de communication essentiel pour l’entreprise et ses salariés. En cas de conflit avec la direction, il possède même une valeur juridique devant les instances judiciaires (tribunal judiciaire, etc.).

Les CSE peuvent être accompagnés par des prestataires externes leur proposant de réaliser à leur place la rédaction du compte rendu officiel, ou procès-verbal, de la réunion de CSE ou d’une autre instance.

Faut-il externaliser la rédaction du PV de CSE à un prestataire extérieur (agence de rédaction des débats) ?

En confiant la rédaction d’un procès-verbal à un professionnel (rédacteur des débats, sténo, sténotypiste, « scribe »), le Secrétaire de CSE s’assure d’obtenir une retranscription scrupuleuse des propos échangés lors d’une réunion. L’adoption du procès-verbal étant soumise à des délais légaux stricts, il s’assure également de recourir à des professionnels de la rédaction de PV conscients de ces délais et capables de les respecter.

Le recours à la sténographie (« sténo ») est encadré par le Code du travail

La loi prévoit que la rédaction du PV de CE ou de CSE peut être confiée à un prestataire externe. Le décret n° 2016-453 du 12 avril 2016 précise les contours de son intervention :

« Art. D. 2325-3-2.- L’employeur ou la délégation du personnel au comité d’entreprise peuvent décider du recours à l’enregistrement ou à la sténographie des séances du comité d’entreprise prévu à l’article L. 2325-20.

« Lorsque cette décision émane du comité d’entreprise, l’employeur ne peut s’y opposer sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel au sens de l’article L. 2325-5 et qu’il présente comme telles.
« Lorsqu’il est fait appel à une personne extérieure pour sténographier les séances du comité, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du Comité d’Entreprise

« Sauf si un accord entre l’employeur et les membres élus du comité d’entreprise en dispose autrement, les frais liés à l’enregistrement et à la sténographie sont pris en charge par l’employeur lorsque la décision de recourir à ces moyens émane de ce dernier. »

Un rédacteur professionnel est capable de rédiger des procès-verbaux à partir d’un fichier sonore ou en se déplaçant sur le lieu de la réunion. Sa capacité à suivre de manière régulière les activités d’un CSE ou d’un CE et à rédiger dans des délais courts en fait un allié indispensable pour le Secrétaire de CE ou de CSE.

Les conditions pour le recours à une agence de rédaction de comptes rendus de réunion

Le recours au prestataire extérieur est décidé en CSE. La requête doit être formulée par le Secrétaire, débattue par les membres du CSE et soumise au vote. Dans la mesure où cette décision impacte le budget de fonctionnement du CSE, les élus titulaires, ou les suppléants en cas d’absence, peuvent y participer, mais pas le président.

Si CSE fait le choix de recourir à un prestataire externe, le Secrétaire du CSE conserve la charge légale qui lui incombe vis-à-vis du procès-verbal. Il est responsable du contenu et de la diffusion du PV dans l’entreprise, il doit donc veiller à relire et corriger le procès-verbal quand il est rédigé par un prestataire extérieur.

La rédaction du PV est à la main du Secrétaire de l’instance (CSE, CTE, …) et non de la Direction

En aucun cas l’employeur ne peut intervenir dans le processus de rédaction du PV, sous peine de commettre un délit d’entrave. Il ne peut pas participer à la retranscription, imposer au secrétaire de vérifier ou modifier le contenu du PV avant sa diffusion.

Si la proposition de recours à un prestataire extérieur recueille un avis favorable, l’entreprise peut néanmoins choisir de participer à son financement. Ce choix peut être motivé par la nature légale du document et son importance en matière de dialogue social.

L’enregistrement de la réunion de CSE : quelles obligations ?

Dans le cas du recours au prestataire extérieur, la loi prévoit que la réunion peut être enregistrée si les élus du CSE donnent leur accord.

Vous retrouverez ici un article de Yabuko sur la question du consentement à l’enregistrement des réunions.

La rédaction du procès-verbal, un métier à part entière, celui de rédacteur des débats

Rédiger un PV est une activité chronophage soumise à des délais incompressibles. L’externaliser permet de gagner du temps tout en ayant la garantie que le rédacteur professionnel fournira un travail en adéquation avec les exigences du Secrétaire de CSE, CSSCT / CHSCT, CTE (comité technique d’établissement), ou de toute autre instance (conseil municipal, conseil d’administration, assemblée générale).

Habitué à cet exercice, le rédacteur professionnel peut fournir différentes prestations :

  • compte rendu in extenso (exhaustif, intégral, verbatim, mot à mot)
  • compte rendu corrigé et remis en forme ;
  • compte rendu « optimisé » au discours indirect (Mme DUVAL signale que) ;
  • synthèse détaillée ;
  • synthèse courte ;
  • note de synthèse ;
  • infographie (en complément du PV).

Le rédacteur professionnel (sténo, sténotypiste, scribe) s’adapte à la demande du Secrétaire de CSE et à ses exigences, qu’elles soient typographiques, formelles ou de toute autre nature.

En s’adaptant à la demande du client, sur-mesure, le rédacteur est capable d’effacer les marques d’oralité, de reformuler des propos dans un langage plus soutenu, de proposer des documents concis et d’organiser et hiérarchiser l’information.

Le recours à un prestataire extérieur est également un gage d’indépendance dans la mesure où les rédacteurs font preuve de neutralité et de déontologie dans l’exercice de leur fonction.

Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez Yabuko,  notre entreprise de rédaction de procès-verbaux (PV) de tous types de réunions (entreprises, collectivités / administration), quel que soit le secteur d’activité.

Notre coopérative est joignable à contact[at]yabuko.fr. Nous vous rappellerons ou répondrons sous 12h maximum.

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