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Enregistrer les réunions de CSE : comment procéder ? Conseils et mode d’emploi

Nos conseils : enregistrer les réunions de CSE est indispensable, car c’est le seul moyen de ne pas oublier un élément et de s’assurer que les PV de CSE seront fidèles aux propos tenus et complets, tout en étant résumés et synthétiques. Contrairement aux idées reçues, l’enregistrement de la réunion permet la confiance. C’est l’assurance que les propos ne seront pas déformés ni mal interprétés, car l’enregistrement (la bande sonore) est un « filet de sécurité » contre l’oubli et les erreurs de compréhension. Si vous confiez vos réunions de CSE ou d’autres instances à Yabuko (www.yabuko.frcontact@yabuko.fr), nous enregistrons les réunions (ou travaillons depuis vos enregistrements) et nous assurons ainsi de ne pas mal interpréter des propos et de ne pas oublier des informations importantes. Quels tarifs pour un ou une sténotypiste ? Demandez-nous un devis de sténotypie à contact@yabuko.fr. Nous travaillons avec des « sténo » et « scribes » diplômés et très expérimentés. Nous proposons également des rédactions des débats, plus classiques, sous formes de comptes rendus synthétiques, ou de procès-verbaux détaillés au discours direct ou indirect. Nous vous délivrons le format / niveau de détail que vous souhaitez, nous faisons du « sur-mesure ». Pour tout devis de rédaction de compte rendu / procès-verbal de réunion, écrivez-nous à contact@yabuko.fr ou appelez-nous au 07 86 74 59 37. Vous souhaitez enregistrer la réunion afin de faciliter la rédaction du PV. Que disent la loi et le Code du travail pour l’usage du dictaphone / enregistreur ?

Enregistrer les réunions de CSE : faut-il demander l’autorisation ?

Oui, bien sûr. Il est indispensable d’obtenir l’accord de la majorité des élus titulaires du CSE afin d’enregistrer les réunions de CSE. En revanche, la Direction n’a pas le droit de refuser l’enregistrement des réunions. Si elle le fait, elle ne respecte pas le Code du travail. En effet, l’article D2315-27 du Code du travail, modifié en 2017 (avec les ordonnances Macron), dispose que « l’employeur ou la délégation du personnel du Comité social et économique peuvent décider du recours à l’enregistrement ou à la sténographie des séances. » Il est normal que la décision d’enregistrer ou d’externaliser le PV de la réunion de CSE à un prestataire (comme Yabuko / www.yabuko.fr) revienne au CSE et non à la Direction, car le Comité d’entreprise / Comité technique / Comité d’établissement est une instance représentative du personnel (IRP), et non représentative de la Direction. Vous souhaitez nous confier la rédaction des procès-verbaux / comptes rendus de vos réunions ? Écrivez-nous à contact@yabuko.fr et nous vous appellerons ou écrirons.

Comment entériner l’enregistrement des réunions de comité d’entreprise ?

Idéalement, le secrétaire et le ou la présidente du CSE doivent inscrire le point à l’ordre du jour de la réunion suivante du CSE ou comité d’établissement : « enregistrement des réunions ». En séance, les représentants du personnel votent pour, contre ou s’abstiennent sur le recours à l’enregistrement. Il faut une majorité de votes favorables. Dans tous les cas, il est interdit d’enregistrer les réunions de CSE sans en avoir prévenu les participants. Lorsque les réunions ont lieu en présentiel, poser ostensiblement un dictaphone (enregistreur vocal professionnel) sur la table, bien en évidence, vaut tacite acceptation d’être enregistré. Idéalement, c’est le secrétaire du CSE (ou le secrétaire adjoint ou le secrétaire de séance en cas d’absence) qui doit procéder à l’enregistrement. Afin d’éviter toute « fuite » de l’enregistrement, le secrétaire du CSE ne doit pas envoyer à la Direction ni à d’autres élus l’enregistrement. En revanche, sur demande d’un élu, d’un représentant syndical, ou d’un représentant de la Direction, le secrétaire du CSE peut faire écouter au demandeur tout ou partie de l’enregistrement. Parce que le respect de la confidentialité de certains échanges au sein des réunions de CSE est essentielle et la condition de la confiance, nous recommandons aux secrétaires de CSE de ne pas envoyer ni transmettre aux autres élus ni à la Direction les enregistrements, mais seulement de les leur faire consulter / écouter, sans leur transmettre le fichier son. Vous limiterez ainsi les risques de transmission du fichier son à des tiers non membres du CSE.
Optez pour la marque ZOOM ou TASCAM

Quand doit-on détruire les enregistrements audio de réunions de CSE ?

Seuls les PV de CSE (et non les enregistrements audio) font foi.

Seuls les représentants du personnel et le président du comité d’entreprise peuvent consulter les enregistrements (article L2325-5 du Code du travail). Les enregistements doivent être supprimés dès l’approbation du procès-verbal de la réunion pour lequel ils ont été réalisés (article 6 de la loi « Informatique et Libertés »).

Quel dictaphone utiliser pour enregistrer les réunions de CSE ?

Vous pouvez tout à fait utiliser un petit dictaphone Olympus d’entrée de gamme (de la taille d’une grosse clé USB), mais l’idéal est d’acheter, avec le budget de fonctionnement (AEP) du CSE, un dictaphone plus gros : ou bien de la marque ZOOM (le top) ou TASCAM.

Que répondre si la Direction craint que l’enregistrement des réunions de CSE nuise à la spontanéité et à la liberté de parole ?

Rappelez qu’un représentant du personnel ou un membre de la Direction a toujours le droit de demander – idéalement avant de prendre la parole – que ses propos soient en « off », c’est‑à‑dire  hors compte rendu / hors PV de la réunion. De même, les membres de la Direction et les représentants du personnel ont le droit de demander au secrétaire du CSE de modifier voire supprimer l’un de leurs propos. En revanche, le secrétaire a le droit de refuser tout ou partie des modifications demandées. Il est alors très utile, pour les passages concernés, de se fier au « juge de paix » de l’enregistrement de la réunion, lorsque la Direction ou (plus rarement) un élu du CSE ou RS (représentant syndicat) prétend ne pas avoir prononcé un propos qui est dans le projet de compte rendu. Tant que le PV de CSE n’a pas été approuvé en séance (seuls les élus titulaires et les suppléants remplaçant un suppléant absent : les représentants syndicaux et la Direction ne votent pas), par un vote majoritairement favorable, il s’agit seulement d’un projet de procès-verbal. Lorsque le PV de CSE a été approuvé et qu’aucune contestation de fond n’a été émise sur le compte rendu, nous recommandons de détruire les enregistrements.

Autres conseils pour désamorcer les conflits et tensions en CSE entre syndicats ou entre la Direction et les élus

Certains conflits sont inévitables ou utiles afin de pouvoir avancer (mais chez Yabuko, nous ne prenons pas parti), tandis que d’autres sont superflus. Pour éviter les conflits et craintes inutiles à cause des enregistrements de CSE, rassurez chacun.  Par exemple, votez en séance (et écrivez-le dans le PV) ou inscrivez dans le règlement intérieur du CSE que les enregistrements des réunions seront détruits après l’approbation du PV concerné. De plus, rappelez aux autres élus et à la Direction que chaque membre de l’instance peut demander, pour des sujets très sensibles, que le passage ou point de l’ordre du jour ne soit pas enregistré (arrêter l’enregistreur). Vous pouvez donc répondre à la Direction, si elle refuse l’enregistrement des séances de CSE, que chaque point confidentiel ne sera pas enregistré.

Quelle confidentialité des échanges lorsque la réunion de CSE est enregistrée ?

Le Code du travail est très clair. « Lorsqu’il est fait appel à une personne extérieure pour sténographier les séances du comité, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du comité social et économique. »

Qui paie ou finance les frais de rédaction du PV de CSE ou CSSCT lorsqu’il est fait appel à un sous-traitant ou prestataire ?

Là aussi, le Code du travail est très clair. « Sauf si un accord entre l’employeur et les membres élus du CSE en dispose autrement, les frais liés à l’enregistrement et à la sténographie sont pris en charge par l’employeur lorsque la décision de recourir à ces moyens émane de ce dernier. » En revanche, s’il s’agit d’une décision des élus du CSE, les frais sont pris en charge par le budget de fonctionnement (AEP) du CSE.

Qui est Yabuko ?

Yabuko (www.yabuko.fr – contact@yabuko.fr)est une coopérative (Scop) de rédaction de PV de réunions sociales (CSE, CSSCT, CT, etc.). Le modèle économique de la coopérative, avec une rémunération juste pour tous, permet de vous proposer des tarifs plus abordables que les agences de rédaction et de sténotypie (sténo / vélotypie / sténotypistes). De plus, notre structure est horizontale et conviviale, ce qui présente des avantages. Yabuko scribes associés (www.yabuko.fr) est ainsi une alternative aux concurrents que sont Ubiqus, Codexa, AB Report et Compte rendu.fr. Nos tarifs sont moindres, car nous sommes une coopérative, sans strates de management ni direction commerciale. Choisissez l’économie sociale et solidaire, l’écologie, ou tout simplement les circuits courts ! Demandez ou consultez les avis de nos clients et nos références. Pour en savoir plus sur l’actualité du CSE, du droit du travail et du dialogue social, que vous soyez directeur des relations sociales, DRH ou élu du personnel, consultez nos articles CSE et notre blog CSE sur www.yabuko.fr. Contactez-nous  ! Yabuko – Nouveaux scribes – contact@yabuko.fr – 07 86 74 59 37  

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