Les bonnes pratiques pour rédiger un PV de CSE efficace et conforme
#rédactionPVCSE
Article publié le 16 octobre 2022, mis à jour le 16 février 2023.
Documents légaux à valeur juridique, les procès-verbaux (PV) du Comité Social Économique (CSE) ou de la Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT), servent de preuve en cas de litige, même si les comptes rendus de CSSCT n’ont pas de valeur juridique aussi forte que les PV de CHSCT, ce dernier étant un Comité à part entière, et non une Commission rattachée au Comité d’Entreprise (CE), appelé désormais CSE.
Au vu des enjeux juridiques (Inspection du Travail, Prud’hommes), la rédaction des PV de Comités d’Entreprise (ou d’autres instances : Conseil d’administration, Conseil de Surveillance, Comité de Groupe, Conseil municipal, etc.) est encadrée par une législation stricte, décrite dans le Code du Travail.
Pour les CSE (ou les Comités Techniques (CT et CTE) dans la fonction publique), il est de la responsabilité du Secrétaire du CSE ou Comité d’Etablissement de veiller au respect rigoureux des règles et pratiques en vigueur, sous peine de voir le PV invalidé juridiquement.
Afin de garantir la qualité de rédaction et la conformité des procès-verbaux et se prémunir de soupçons de partialité et non-objectivité, le Bureau ou le Secrétaire peuvent se faire accompagner par des rédacteurs des débats (« sténo » ou « sténotypistes » ou « scribes ») ou des sociétés spécialisées, comme l’agence de rédaction YABUKO, qui a la particularité d’être une SCOP, société coopérative constituée d’un comité de direction de 6 rédacteurs associés.
Quelles sont les règles qui s’appliquent à la rédaction du PV de réunion du CSE ? Quelles informations doit-il retracer ? Qui prend en charge la prise de notes ? Qui le rédige ? Quelles sont les modalités d’approbation et de diffusion ? Voici les clés pour rédiger un PV du CSE efficace, dans le respect du Code du Travail.
À quoi sert le PV du CSE ?
L’article L2315-34 du Code du travail stipule précisément que « Les délibérations du comité social et économique sont consignées dans un procès-verbal ». Le procès-verbal du CSE est ainsi un document obligatoire, à valeur probante. Il permet notamment de vérifier si l’employeur a respecté, ou non, ses obligations d’information-consultation du CSE. Une fois validé par les représentants de la direction et les représentants élus du personnel, il ne peut être contesté.
L’archivage des PV du CSE assure la traçabilité des décisions. Ce document a également un usage plus concret : communiquer sur les actions du Comité, les échanges entre la Direction et les représentants du personnel, et encourager le dialogue social dans l’entreprise, en plus des discussions entre la direction et les éventuels délégués syndicaux (toutes les entreprises n’ont pas de délégué syndical).
Qui rédige le PV du CSE ?
Le secrétaire du CSE (ou son secrétaire adjoint) porte la responsabilité exclusive de la rédaction du PV. Il ne peut se soustraire à cette mission obligatoire.
Cette règle ne signifie cependant pas que c’est impérativement à lui de rédiger le procès-verbal de la réunion. Pour lui permettre de rester concentré sur les échanges pendant la séance, il peut déléguer la prise de notes et la transcription des débats à une autre personne assistant à la réunion. Ce peut être un secrétaire adjoint, un élu du comité, un salarié du CSE ou un rédacteur externe. Le choix d’un prestataire extérieur garantit la totale neutralité, impartialité et confidentialité de la rédaction.
Pour des raisons d’équité, de déontologie et éviter tout compte rendu biaisé, orienté, l’Inspection du travail interdit que le PV d’une instance représentative du personnel (IRP), comme le CSE et ses commissions (CSSCT), soit rédigé par un représentant de la Direction, ou un secrétaire de direction ou un assistant de direction. En effet, il est indispensable que la parole libre et les échanges survenus de la réunion soient retranscrits – même de manière synthétique – dans le compte rendu, sans « censure » ni « édulcorants ». Certains passages peuvent être hors compte rendu, mais l’essentiel des débats doit figurer dans le PV, c’est pourquoi il est vivement déconseillé – et même interdit – que le PV soit rédigé par une personne rattachée hiérarchiquement à un représentant de la direction, a fortiori par le DRH, le RRH ou un chargé de relations sociales.
Quelle que soit l’option choisie (il est possible que les élus du CSE se répartissent la tâche de la rédaction, chacun traitant 30 minutes de réunion par exemple), le secrétaire du CSE doit impérativement contrôler et valider le projet de PV. Il est en quelque sort le rédacteur en chef, le responsable éditorial.
Le secrétaire, son adjoint ou le secrétaire de séance, est responsable de la fidélité du compte rendu par rapport à la teneur de la réunion et des propos tenus par les uns et les autres. Le secrétaire est notamment responsable d’intégrer ou non les demandes de modification soumises par les participants de la réunion, que ce soient des représentants de la Direction ou bien des représentants du personnel (élus ou représentants syndicaux).
Personne d’autre que le secrétaire (ou le secrétaire de séance) ne peut modifier le document avant sa transmission aux autres membres du CSE. Toute tentative d’intervention de la direction auprès du secrétaire du CSE est considérée comme un délit d’entrave, passible d’une amende de 7 500 euros.
Enregistrement sonore des réunions : la direction peut-elle refuser que les séances de CSE (ou CSSCT et CT) soient enregistrées ?
Afin de faciliter le travail du rédacteur, l’enregistrement et la prise de notes en sténographie ou sténotypie (en « sténo » par des sténotypistes sur un clavier spécial, ou bien sur un clavier normal, par des rédacteurs des débats) des réunions du Comité ou des Commissions (CSSCT, etc.) sont autorisés par la loi Rebsamen du 17 août 2015.
Cette disposition est reprise dans l’article D2315-27 du Code du travail qui indique que « « L’employeur ou la délégation du personnel du comité social et économique peuvent décider du recours à l’enregistrement ou à la sténographie des séances du comité social et économique ». Cette décision peut émaner de l’employeur ou des représentants du personnel.
La direction a le droit d’exiger un vote majoritaire des élus titulaires et suppléants remplaçant un titulaire absent, afin d’entériner le droit à enregistrer la séance. Il faut alors que plus de la moitié des votants votent pour l’enregistrement. En l’absence de majorité, il ne sera pas possible d’enregistrer cette séance.
Quelles informations doivent obligatoirement figurer dans un PV de CSE ?
Il n’existe aucune obligation de retranscription intégrale (mot à mot, verbatim) des propos : une synthèse peut suffire
Comme nous l’avons dit, la rédaction du PV du CSE est un exercice très formalisé, encadré par la loi et l’accord d’entreprise. Si la transcription doit être fidèle aux échanges, il n’existe pas d’obligation d’exhaustivité. Le procès-verbal peut prendre plusieurs formes : relevé de conclusions (mais en présentant les différents avis et positions exprimés), synthèse plus ou moins détaillée, ou encore transcription ultra détaillée voire intégrale mot à mot (in extenso).
Nombre de secrétaires de CSE optent pour une rédaction exhaustive afin d’éviter les risques de mauvaise interprétation, les reproches de sélection partiale des informations, d’incomplétudes, ou afin de disposer d’un document tout prêt afin d’être transmis à un avocat ou un juge. Cependant, un PV mot à mot, intégral, présente l’inconvénient d’être beaucoup plus long et difficile à lire.
C’est pourquoi il est possible – ce que YABUKO propose – de rédiger un PV détaillé et en complément un document beaucoup plus court et opérationnel, de 1 à 3 pages, présentant les moments forts à retenir.
Un PV de CSE doit au moins comporter « le résumé des délibérations (…) et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites [par les représentants du personnel] lors de la présente réunion » (art. D2315-26)
L’accord d’entreprise, s’il en existe un, définit les mentions obligatoires du PV du CSE. L’article D2315-26 du Code du Travail précise que « À défaut d’accord [d’entreprise], le procès-verbal établi par le secrétaire du comité contient au moins le résumé des délibérations du comité et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion. »
Si le contenu du PV n’est pas imposé, certaines mentions, communes à toutes les assemblées délibérantes, sont obligatoires :
- La date et les heures précises de début et de fin de réunion, ainsi que les suspensions de séance.
- La liste des participants, désignés par leurs fonctions, ainsi que la liste des absents.
- Les points inscrits à l’ordre du jour, et notamment l’approbation du PV de la séance précédente.
- La transcription, synthétique ou exhaustive, mais fidèle, des différents échanges et débats s’étant déroulés autour de chaque point de l’ordre du jour. Les déclarations liminaires sont aussi reprises dans leur intégralité.
- Les propositions présentées par les représentants de la direction, les représentants du personnel, les représentants syndicaux, les autres salariés ou les invités.
- Les informations communiquées par l’employeur, ainsi que ses réponses, propositions et engagements.
- Les questions posées par les représentants du personnel
- Les avis motivés ou résolutions formulés par les représentants du personnel : avis motivé du CSE.
- Les déclarations lues in extenso par des représentants du personnel ou autres propos ou lectures où le locuteur a demandé expressément que les propos (par exemple un courrier de l’Inspection du travail) soient repris mot pour mot.
- Le résultat des votes ayant eu lieu pendant la réunion pour l’adoption des différentes résolutions.
- Les décisions (avis, positions, motions ou résolutions) adoptées par le CSE.
- La date de la prochaine réunion (si celle-ci est connue).
Les informations en « off » (hors PV) ou ultra confidentielles
Chaque membre du CSE est soumis à une obligation de discrétion
Les élus du CSE et les autres membres du CSE (notamment les représentants syndicaux) ou invités sont soumis à une obligation de discrétion. Pour certains sujets bien particuliers, notamment l’acquisition ou la cession d’une entreprise cotée en Bourse, la direction peut faire signer une clause de confidentialité.
L’obligation de discrétion s’applique notamment aux procédés de fabrication, aux éléments obtenus dans le cas d’un droit d’alerte économique, à certaines données comptables et à la vie privée des salariés. Si des informations confidentielles sont transmises lors du comité, il est interdit de les porter à la connaissance de tous, que ce soit à d’autres salariés ou a fortiori à l’extérieur de l’entreprise ou de la collectivité.
Les propos hors PV
L’employeur peut intervenir pendant la réunion pour préciser que certains échanges restent « hors PV », « en off ». En cas d’enregistrement des débats, celui-ci peut être arrêté à la demande de la Direction ou bien du Secrétaire de l’instance ou du Secrétaire de séance.
Deux versions de PV peuvent (il ne s’agit pas d’une obligation) alors être rédigées : une version exhaustive restreinte aux membres du CSE, et une version sans les éléments confidentiels, à destination des salariés, afin de préserver la confidentialité des informations et la vie privée des personnes.
Quelles sont les modalités de validation et de publication du PV du CSE ?
L’approbation du PV du CSE
Pour avoir une valeur juridique, le PV de réunion doit être approuvé par le CSE à la majorité (pas d’obligation d’unanimité) des votants présents ou représentés. La coutume est que le Président (ou la Présidente) ne vote pas.
L’approbation ou adoption du PV est inscrite à l’ordre du jour de la séance suivante. Si le point n’avait pas été inscrit à l’ordre du jour sur la convocation, il est possible de rajouter ce point à l’ordre du jour, avec l’accord du Président de séance et de la majorité des élus votants présents ou représentés.
Le projet de procès-verbal doit être transmis en amont de la réunion à l’ensemble des membres de l’instance, que ce soit le CSE ou l’une de ses commissions (CSSCT, Commission Formation, Commission Economique, etc.).
Délai de transmission du projet de PV aux autres élus et à la Direction : J+15
Le délai de transmission est fixé par l’accord d’entreprise ou par un accord entre l’employeur et le CSE. À défaut, c’est le délai légal prévu par l’article R2315-25 * du Code du travail qui s’applique, soit dans les 15 jours calendaires suivant la réunion. Le Secrétaire du CSE est garant du respect du délai.
* « A défaut d’accord prévu au premier alinéa de l’article L. 2315-34, les délibérations du comité social et économique sont consignées dans des procès-verbaux établis par le secrétaire dans un délai de quinze jours et communiqués à l’employeur et aux membres du comité. »
Ce délai légal de 15 jours calendaires pour la transmission des projets de PV de CSE aux autres membres de l’Instances est réduit dans 3 cas :
- si la réunion suivante est fixée sous moins de 15 jours ;
- dans le cadre d’un plan de sauvegarde de l’emploi (PSE), le PV doit alors être rédigé et approuvé dans les 3 jours ;
- dans le cadre d’une liquidation judiciaire ou d’une procédure de redressement, le PV doit alors être rédigé et approuvé le lendemain de la réunion.
Une partie des rédacteurs de YABUKO sont capables de rédiger en direct le compte rendu détaillé (mais synthétique) de la réunion et ainsi de livrer le projet de PV le jour même de la réunion, ou bien le lendemain matin.
Droit de rectification et modification des propos tenus
Tous les membres du CSE doivent vérifier que le projet de procès-verbal est conforme aux différents propos, débats et délibérations de la réunion.
Les élus, représentants syndicaux, représentants de la Direction et les autres personnes présentes (invités, etc.) ont le droit de soumettre au Secrétaire ou Secrétaire de séance des propositions de modification, rectification ou suppression de leurs propos.
Il revient ensuite au Secrétaire de présenter ces demandes de modification aux autres membres de l’instance.
Que se passe-t-il en cas de désaccord sur un projet de PV ?
Le projet de PV peut donner lieu à des observations. Elles peuvent porter sur une mauvaise interprétation d’un terme ou d’un propos, ou un oubli. Si les membres du CSE approuvent la modification, elle est ajoutée au document avant son approbation par vote.
En cas de litige persistant et si la réunion a fait l’objet de manière licite d’un enregistrement audio ou vidéo, le Secrétaire du CSE (ou le Secrétaire de séance) peut faire écouter l’extrait sonore ou vidéo concerné par le litige, afin de pouvoir ensuite trancher et proposer une formulation.
Si le désaccord persiste, un recours contentieux peut être formé auprès du tribunal judiciaire (nouvelle juridiction née de la fusion du tribunal de grande instance (TGI) et du tribunal d’instance).
Un PV de CSE qui n’a pas été approuvé ne présente pas de valeur juridique officielle. De plus, un projet de PV ne peut pas être communiqué aux salariés tant qu’il n’a pas été adopté.
Si son budget de fonctionnement le lui permet, le bureau du CSE ou d’une autre instance (Conseil d’Administration, Comité de Groupe, Comité Central CSEC, CSSCT, Comité Technique, etc.) peut décider d’externaliser la rédaction du projet de procès-verbal à un prestataire spécialisé, comme la coopérative YABUKO.
La délégation du PV à un rédacteur extérieur peut prémunir le bureau du CSE (secrétaires et trésoriers du CSE) des reproches de partialité et autres contestations. Pour autant, il est normal et même souhaitable que les membres de l’instance – tant les représentants du personnel que ceux de la Direction – transmettent des demandes de modification sur un projet de PV. En effet, il s’agit d’une trame et d’un projet « vivant », rédigé sous la supervision du Secrétaire de l’instance, mais conçu de manière collective.
Transmission des PV à l’administration
Les procès-verbaux (PV) de CSE, CSSCT / CHSCT ou autres instances doivent être transmis à l’Inspection du Travail, c’est-à-dire à la DREETS ou DRIEETS en Ile de France (ex- DIRECCTE).
L’Inspectrice ou L’Inspecteur du travail seront particulièrement attentifs aux comptes rendus portant sur les sujets sensibles, dont la liste n’est pas exhaustive :
- séances liées à une restitution d’expertise mandatée par le CSE, CSEC ou Comité de Groupe
- Plan de Sauvegarde de l’Emploi (PSE)
- licenciements
- réorganisation
- risques psycho-sociaux (RPS) : harcèlement, burnout (épuisement professionnel), accidents du travail, etc.
- consultations annuelles obligatoires : orientations stratégiques de l’entreprise ; politique sociale de l’entreprise, conditions de travail et d’emploi ; situation économique et financière de l’entreprise.
- liquidation judiciaire ou cessation des paiements.
- licenciements et ruptures conventionnelles de salariés protégés
Affichage et envoi du PV du CSE aux salariés
La diffusion du PV aux salariés n’est pas une obligation légale. L’article L. 2325-21 du Code du travail que « Le procès-verbal des réunions du comité d’entreprise peut, après avoir été adopté, être affiché ou diffusé dans l’entreprise par le secrétaire du comité, selon des modalités précisées par le règlement intérieur du comité. »
Si elle n’est pas obligatoire, la communication du procès-verbal relève néanmoins de la mission d’information du CSE. La diffusion peut être assurée par affichage dans les panneaux prévus à cet effet ou via les canaux de communication interne de l’entreprise, avec l’accord de l’employeur.
Le PV peut aussi être transmis à la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS, ex-DIRECCTE), à la Médecine du travail ou encore à des experts indépendants (expert CSE ou CSSCT) dans le cadre d’une mission d’expertise.
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