Quel prestataire ou agence de rédaction de PV de CSE choisir pour la rédaction des procès-verbaux de réunions (CSSCT, CSEC, CA…) ?

La société Yabuko est un prestataire (agence de sténotypie) spécialisé dans la rédaction de PV de réunions (retranscriptions intégrales verbatim ou comptes rendus synthétiques) d’entreprises (CSE, CSSCT, CHSCT) et de collectivités (comité technique / CTE, conseil d’administration, assemblée générale, conseil municipal, etc.).

Notre jeune coopérative à taille intermédiaire est spécialisée dans la rédaction de procès-verbaux de réunions et intervient dans toute la France.

Vous pouvez nous contacter à contact@yabuko.fr .

Article mis à jour le 7 mai 2021 puis le 16 octobre 2021.

Avis (qualité, prix, délais) sur les sociétés, cabinets et agences de réduction de comptes rendus des débats et PV de réunion de CSE et de CSSCT

Vous pouvez contacter Yabuko au 07 86 74 59 37 ou à contact (at) yabuko.fr. Nous vous répondrons avec plaisir et sous 6 heures au plus tard.

L’externalisation de la rédaction du PV de réunion à une agence de sténotypie ou prestataire spécialisé comme Yabuko en rédaction de comptes rendus de réunion, peut poser question et soulever des réticences de la part des autres élus et des représentants de la Direction, parfois à juste titre. Néanmoins, il existe des gages sérieux de respect de la confidentialité et de qualité de compréhension et de restitution des informations de la part des rédacteurs professionnels. Nous y reviendrons.

Si les réunions de CSSCT ne donnent pas lieu à un procès-verbal officiel (contrairement au CHSCT, qui est une instance à part entière), mais seulement à un compte rendu qui n’a pas valeur légale (et n’a donc pas à être approuvé en séance de CSE), nous ne saurions que vous recommander de prêter la plus grande attention au contenu du compte rendu des réunions de CSSCT. En effet, du fait des thématiques traitées en CSSCT, qui portent sur la santé, la sécurité et les conditions de travail (SSCT), ces sujets sont majeurs et essentiels et méritent ainsi d’être confiés à une société spécialisée en sténotypie et retranscription synthétique, comme Yabuko.

Le compte rendu de CSSCT n’est pas obligatoire (alors qu’il l’était pour le CHSCT) et peut se faire oralement par le rapporteur de la CSSCT (ou un représentant de la Direction, mais nous préconisons que cela soit effectué par un élu du personnel) en séance de CSE. Néanmoins, comme indiqué précédemment, le caractère sensible et essentiel des informations abordées en CSSCT fait que nous vous recommandons très vivement de rédiger et diffuser au sein du CSE ou du comité technique un compte rendu écrit de la réunion de CSSCT. En effet, en cas de litige sur le fait qu’un thème ou une information aient été abordés ou non lors d’une réunion de CSSCT, alors le compte rendu de CSSCT fera « foi » (même s’il n’a pas de valeur légale).

Quel format pour le « PV » ou plus exactement compte rendu de CSSCT ?

Le Code du travail ne fixe aucune règle pour le compte rendu de CSSCT. Yabuko vous suggère un compte rendu synthétique appelé semi-détaillé, qui constitue un bon compromis entre la nécessité d’informations précises, tout en restant concis pour que le « procès-verbal » de CSSCT (ou de CSE) ne soit pas trop long et ainsi soit lu…

Ecrire les PV de CSSCT et de CSE vous-même : l’idéal si vous en avez le temps, l’habileté et l’envie !

Nul autre que quelqu’un qui participe aux réunions n’est en mesure de mieux rédiger un compte rendu, a fortiori si la personne qui rédige le procès-verbal (PV) est élu du personnel. Le compte rendu de la réunion reflètera ainsi bien les remontées exprimées par les salariés, relayées par les représentants du personnel en réunion, et auxquelles la Direction est censée apporter des réponses.

La fonction de secrétaire du CSE ou de trésorier du CSE, de même que celle de tout autre élu titulaire, demande déjà beaucoup de temps et d’implication. Alors avoir à se charger en plus (des relations avec la Direction, des autres élus et des prestataires et experts, et bien sûr des remontées des salariés et de la préparation des réunions et négociations) peut faire beaucoup.

Pour ne pas que la rédaction du PV vous conduise à la saturation et à perdre vos nerfs et votre énergie, entourez-vous et déléguez. Les PV peuvent ainsi être rédigés en interne par des secrétaires de direction, des assistants de direction, ou par d’autres personnes à l’aise avec l’écrit et qui connaissent bien les tenants et aboutissants de votre entreprise ou administration.

En tant que secrétaire du CSE ou du CTE, vous pouvez également faire rédiger le PV à tour de rôle, d’une réunion à l’autre, à des élus titulaires du CSE.

Il est également possible que la Direction rédige le PV, tel est le cas pour les Conseils d’administration (CA). En revanche nous vous le déconseillons très fortement pour les réunions de CSSCT / CHSCT et CSE (comité social et économique), car cette prérogative incombe au secrétaire du CSE et donc aux élus du personnel. C’est donc à la fois illégal et déconseillé, le CSE étant une instance de représentation du personnel (des salariés) et non de la Direction…

Quel budget pour l’externalisation de la rédaction des PV de réunion de CSE et CSSCT ?

Avec le budget de fonctionnement (qui correspond à 0,20 % de la masse salariale), le législateur autorise l’externalisation de la rédaction ou de la retranscription des échanges tenus en réunion par la Direction et les représentants du personnel.

Pour l’efficacité de votre mission d’élu et votre charge de travail, nous vous recommandons vivement de faire rédiger le PV par quelqu’un (élu, assistant, stagiaire, entreprise spécialisée en rédaction ou agence de sténotypie) qui ne parlera pas de toute la réunion. En effet, cela lui permet ainsi de se concentrer, de ne pas participer aux échanges et de rester le plus observateur et neutre possible

Confier les PV de CSSCT et CSE à des assistantes/assistants ou à des secrétaires sténo : le risque de les submerger de travail

En effet, rédiger des résumés (synthèses) de réunion quasiment en direct pendant la réunion, sur plusieurs heures, nécessite des compétences particulières de frappe rapide, mais surtout de compréhension et de rédaction. C’est pourquoi nous confions les tâches de synthèses (à ne pas confondre avec une retranscription intégrale) à des diplômés de l’université ou de grandes écoles, qui ont l’habitude de synthétiser des informations rapides et complexes.

De plus, il est difficile de demander à un élu du personnel ou à une assistante RH ou une assistante salariée du Comité d’Entreprise d’être neutre. C’est pourquoi il peut être tentant, à condition de bien comparer les offres et prix (pourquoi pas faire un appel d’offres en comparant 3 à 4 sociétés), de faire appel aux services d’un cabinet spécialisé en sténotypie ou rédaction de synthèses de réunion, comme notre coopérative Yabuko (contact@yabuko.fr).

Quels prestataires et agences sur le marché de la rédaction de comptes rendus de réunion (CSSCT, CSE, comité technique) ?

Ubiqus, AB Report, Codexa, Compte-Rendu.fr, Mot-Tech, Transcriptus, Exanote et Menacom : leaders du marché et et autres agences de rédaction et sociétés de sténotypie

En choisissant YABUKO, vous optez pour un modèle efficace (avec moins d’intermédiaires et plus de réactivité) et équitable pour les rédacteurs (qui sont la « cheville ouvrière » de ce métier), les rédacteurs percevant la majorité des revenus de Yabuko, conformément à notre statut coopératif (Scop).

Notre modèle alternatif aux entreprises classiques du secteur, Yabuko, coopérative composée à 100 % de rédacteurs, est constitué d’une trentaine de rédacteurs expérimentés, spécialisés en synthèses, résumés et retranscriptions audio.

De nombreux clients (plus de 40) nous font confiance. Contactez-nous à contact@yabuko.fr.