Pour vos comptes rendus de réunions et procès-verbaux, vous faites appel à notre entreprise de rédaction. Mais, comment nos rédacteurs font-ils pour, parfois, prendre des notes rapidement ? Grâce à la sténotypie, évidemment ! Comment cette technique permet-elle de gagner du temps, comment est-elle intégrée à vos rendus ? Yabuko lève le voile pour vous sur ses techniques de prises de notes !

[Article publié le 9 novembre 2021]

Sténotypie : qu’est-ce que c’est ? 

Selon le Larousse, la sténotypie est une méthode d’écriture qui repose sur la phonétique, servant à retranscrire des discours oraux avec une sténotype”. La sténotype, toujours selon le fameux dictionnaire est “une machine pour transcrire, à la vitesse de la parole la plus rapide, des textes sous une forme phonétique simplifiée.” En clair, la sténotypie permet aux rédacteurs présents lors des réunions importantes de votre société, de prendre en notes toutes les informations importantes, sous forme phonétique et de les retranscrire plus tard.

La sténotypie a été inventée afin de gagner du temps. En effet, il est parfois trop long de recopier mot à mot tous les propos énoncés lors d’une réunion. Ainsi, la prise de notes phonétiques permet de gagner un temps considérable. 

Mais, d’où vient la sténotypie ? Faisons un petit saut dans le temps. Nous sommes en 1909 et Marc Grandjean décide de créer la première sténotype, une machine à prendre des notes de façon rapide. A l’époque, il souhaite commercialiser sa machine dans le but de consigner, de façon pérenne, les paroles des uns et des autres. Ainsi, Marc Grandjean a développé avec la sténotype, un clavier ressemblant à une machine à écrire servant à saisir du texte sous forme phonétique simplifiée à la vitesse de la parole. 

La sténotypie devient alors une sorte de système de codage qui permet d’accélérer la prise de notes. Seul bémol : le document en phonétique ne peut, en général, n’être compris que par la personne qui a tapé à la machine. La sténotypie a été remise au goût du jour par la série La Casa de Papel sur Netflix. Nous décryptons ce phénomène ici.

A noter : La sténotypie est une méthode d’écriture qui repose sur la phonétique, servant à retranscrire des discours oraux avec une sténotype. Elle permet de taper des mots plus rapidement que sur un clavier d’ordinateur ou qu’en utilisant la méthode de la sténographie. Cette dernière est définie, de son côté, comme une écriture abrégée, formée de signes propres, qui permet de noter la parole à la vitesse de prononciation normale. Vous l’aurez compris, un sténographe, un sténotypiste ou encore un dactylo font le même métier et ont les mêmes pratiques. 

Pourquoi avoir recours à la sténotypie pour ma société ?

Depuis quelque temps, Yabuko vous accompagne dans vos comptes rendus de réunions et la rédaction de vos procès-verbaux. Mais, comment font nos rédacteurs pour ne rien rater de vos échanges ? 

Tout d’abord, les équipes de Yabuko font un enregistrement audio des réunions auxquelles ils assistent. Une technique qui doit – évidemment – recevoir l’aval de leur client. Mais, ce n’est pas tout. Les rédacteurs de Yabuko assistent généralement aux réunions. Le fichier audio n’est qu’un back-up en cas de soucis. Les rédacteurs présents prennent des notes, tout au long des échanges. Le but : rendre une synthèse le plus vite possible. Néanmoins, il existe différents formats de rendu. Et ces derniers ne demandent pas la même technicité dans la prise de notes. 

Les différents formats sont

  • Le compte rendu in extenso, 
  • Un compte rendu révisé, 
  • Le compte rendu reformulé, 
  • La synthèse, 
  • Le procès-verbal.

Ainsi, pour les documents qui doivent faire état des échanges “mots à mots”, la prise de notes sous forme de sténotypie est idéale. Et pour cause : les notes seront précises puisque le rédacteur fait du mot à mot, sans pour autant perdre du temps. De plus, la sténotypie permet de bien noter tout ce qui est dit et qui le dit. Cette prise de notes rapides, permet de faire un rendu de texte rapide à l’issue de la réunion. Et oui, aujourd’hui, la sténotypie est accompagnée de logiciels de retranscriptions qui permettent des rendus très rapides, parfois même, en temps réel. Qualité et fidélité sont donc garanties avec cette technique. 

Si la sténotypie présente un avantage certain pour la prise de notes lors de réunions ou conférences, elle possède aussi une autre qualité. En effet, le sténotypiste, très rapide dans sa prise de notes, va pouvoir aussi prendre en compte dans ses rendus : 

  • Les noms des différents orateurs, 
  • Les réactions lors des prises de décisions et l’ambiance dans la salle,
  • Les mouvements : qui entre ou quitte la salle ? 
  • Les différents tons lors des échanges : colère, calme, joie seront alors notés.

Mon entreprise peut-elle se servir de la sténotypie au quotidien ? 

La réponse est oui, mais tout dépend de votre secteur d’activité ! Exemple avec les sténotypistes spécialisés dans la prise de notes de conférence. Ces derniers sont alors des experts de la saisie de mots à haute vitesse. Ainsi, une entreprise qui organise bon nombre de conférences, colloques ou encore réunions entre professionnels aura tout intérêt à avoir dans ses rangs un bon sténotypiste, ou bien, une société partenaire qui, elle, a des rédacteurs sténotypistes. 

Au cœur de grandes réunions, de grands événements, de conférences prestigieuses, ou de conseils d’administration importants, il faut garantir l’exactitude des propos tenus et être en capacité de délivrer en toute confidentialité et toute neutralité des procès-verbaux auprès des clients.

A noter : la prise de notes en sténotypie constitue un début de preuve devant les tribunaux.

Où trouver une société qui a recours à la sténotypie ? 

Pour toutes vos missions de rédaction de compte rendu et de procès-verbal, il y a Yabuko, le partenaire de vos réunions. Nous accompagnons de nombreux clients dans les grandes réunions de leurs entreprises. Ensemble, nous convenons du type de compte rendu que vous souhaitez et/ou du procès-verbal qui vous sera restitué. 

Nos rédacteurs sont tous expérimentés et ont un bon bagage en rédaction. Nous proposons aussi la sténotypie en option lors de la prise de notes. Vous pensez qu’elle sera un avantage pour la restitution de vos échanges ? Alors Yabuko s’engage à vous fournir un sténotypiste et un rendu de qualité. 

Vous avez des questions à ce sujet ? N’hésitez pas à nous contacter pour toute information complémentaire ou un devis.

La sténotypie assistée par ordinateur, l’avenir des sociétés de rédacteurs ? 

Depuis l’émergence du numérique et de l’ordinateur, la sténotypie a retrouvé une place de choix dans les réunions des entreprises. En effet, si à une certaine époque, décrypter et retranscrire un texte tapé en sténotypie était un travail laborieux et minutieux, grâce à l’informatique, la tâche est beaucoup plus simple à présent. 

Aujourd’hui, il existe de nombreux logiciels qui prennent en compte les règles inhérentes à la sténotypie, ainsi que des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire afin de retranscrire au mieux des prises de notes en sténotypie. En direct ou en différé, les notes peuvent alors être rendues très rapidement. C’est ce qu’on appelle la transcription assistée par ordinateur (TAO). Cette dernière est considérée, aujourd’hui, comme l’avenir de la sténotypie. 

Formation : où apprendre la sténotypie ? 

Aujourd’hui, un rédacteur ne peut pas se revendiquer sténotypiste sans une formation. Sachez que vous pouvez vous former à l’institut Grandjean, du nom du créateur de la sténotypie, qui est l’école des métiers de l’écrit. 

Pour plus d’information, vous pouvez vous tourner vers l’association française des sténotypistes de conférences et/ou sur leur site www.stenotypistes.com

Vous sentez-vous l’âme d’un sténotypiste ? Sachez que ce métier requiert de nombreuses qualités. Et pour cause, le travail de sténotypiste demande un certain sens de l’adaptation notamment au niveau des lieux des réunions, des sujets des contenus des conférences ou encore, des thèmes des colloques. Une bonne culture générale est donc nécessaire afin de comprendre tous les enjeux des notes prises. Aussi, des capacités d’écoute et de grande concentration sont importantes. En effet, lorsqu’on prend des notes pendant de longues heures, il est primordial de ne pas perdre le fil et de ne pas décrocher des échanges. Aussi, le sténotypiste a une orthographe irréprochable. 

Lors de votre présence pendant des réunions, la discrétion sera l’un de vos atouts. En effet, tout au long de votre carrière, vous allez être amené à entendre des propos confidentiels et dont la teneur ne vous regarde pas. Dans ce cas, il est capital d’être discret et surtout, de ne rien révéler. 

A noter : avoir une bonne dextérité est l’un des fondements de ce métier. Vous allez devoir apprendre à taper vite et beaucoup sur vos machines. Il est donc important d’avoir un bon entraînement ! 

Vous cherchez à vous spécialiser ? Contactez-nous ! Nous sommes toujours à la recherche de nouvelles plumes, de nouveaux rédacteurs ou de nouveaux sténotypistes. 

Des questions ? Yabuko est à votre écoute pour vous accompagner dans les comptes rendus de vos réunions ainsi qu’à la rédaction de vos procès-verbaux ! Ensemble, nous pouvons travailler main dans la main afin d’établir un partenariat sur le long terme et dans la confiance.